Uit met de schone schijn(zelfstandigheid)!
Het vaste personeelsbestand inkrimpen en de flexibele schil uitbreiden, het is een trend die al jaren aan de gang is. Binnen die flexibele schil werken organisaties graag samen met ZZP’ers. Iets wat de komende jaren alleen maar meer zal voorkomen.
Logisch, want het inhuren van ZZP’ers het heeft zo zijn voordelen:
– flexibel specialistische kennis in huis halen als de markt daarom vraagt;
– snel en soepel inspelen op trends en ontwikkelingen zonder (ingrijpende) veranderingen;
– geen omkijken naar loonheffingen, vakantiedagen, verlof, verzuim, cao en arbeidsrechtelijke zaken;
– minder administratief belast worden.
De voordelen lijken eindeloos, maar zorg er wel voor dat je de samenwerking goed geregeld hebt.
Wel of geen loonheffingsplicht, van VAR naar BGL
Binnen de huidige wetgeving is een organisatie gevrijwaard van de loonheffingsverplichting als de ZZP’er over een juiste, door de Belastingdienst afgegeven, VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) beschikt. Heeft de externe medewerker deze VAR dan loopt de opdrachtgever weinig risico.
Als achteraf blijkt dat de VAR ten onrechte is afgegeven, dan ontvangt alleen de ZZP’er een naheffing en verliest deze zijn/haar VAR. Als aangetoond kan worden dat de opdrachtgever heeft meegewerkt aan het opzettelijk verkeerd invullen van de VAR, krijgt ook hij te maken met maatregelen.
Er zijn plannen om in de loop van 2015 de huidige regelgeving rondom VAR te vervangen door de BGL (Beschikking Geen Loonheffingen). Het doel van de nieuwe wetgeving is om gevallen van schijnzelfstandigheid beter aan te kunnen pakken. Een belangrijke verandering is dat opdrachtgevers medeverantwoordelijk zijn voor een juiste aanvraag van de BGL én dat het risico op naheffingen en boetes ook bij hen ligt.
1 op de 13 ZZP’ers is schijnzelfstandige
Misschien denk je: moet ik hier iets mee? Zal het allemaal zo’n vaart wel lopen? Is het echt de moeite waard om de inzet van externen nu onder de loep te nemen? Ons advies is om hier eens serieus bij stil te staan.
Zo heeft recent onderzoek onder 1.172 ZZP’ers aangetoond dat gemiddeld één op de 13 zichzelf als schijnzelfstandige beschouwt. In sommige sectoren ligt dit aantal nog hoger. In de kunst en cultuur sector beschouwt 14,6% zich als schijnzelfstandige en in de sectoren ‘Onderwijs en opvoeding’ en ‘Marketing, communicatie en PR’ zijn deze percentages respectievelijk 14,3% en 13,2%.
Breng de samenwerking met ZZP’ers in kaart
Naast risico’s kunnen overigens ook andere interessante zaken aan het licht komen wanneer de samenwerking met ZZP’ers in kaart wordt gebracht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan tarieven, versnippering van werkzaamheden, gewenste profielen, etc.
Niet zo vreemd dus dat een organisatie ons onlangs benaderde om hen te ondersteunen bij de vraag hoe in de toekomst op een verantwoorde manier samengewerkt kan worden met externen.
We hebben een aantal van onze ervaringen op een rijtje gezet.
Om de samenwerking in kaart te brengen hebben we eerst de huidige situatie en mogelijkheden voor de toekomst inzichtelijk gemaakt:
• Analyse van de huidige inzet van externen (uren, aantal medewerkers en kosten).
• Risicoanalyse per groep externe medewerkers (hoe groot is het risico voor de verschillende ‘categorieën’ werkzaamheden waarvoor we externen inzetten?).
• Uitwerken van verschillende toekomstscenario’s (kosten, voor- en nadelen)
Uit de analyse kwamen interessante bevindingen:
• Voor sommige werkzaamheden waarvoor samengewerkt wordt met ZZP’ers, is de kans dat de Belastingdienst uitgaat van een fictief dienstverband (= schijnzelfstandigheid) veel groter dan in eerste instantie gedacht. Aan de andere kant zijn er ook categorieën waarmee de organisatie geen risico loopt.
• Diverse alternatieven zijn voorhanden om risico’s uit te sluiten (bijvoorbeeld het in dienst nemen van externen, payrolling, detachering via een concullega, alleen nog samenwerken met externen die overduidelijk zelfstandig ondernemer zijn).
• Een aantal werkzaamheden is inefficiënt belegd bij een groot aantal ZZP’ers, die daardoor per individu slechts incidenteel en voor weinig uren ingezet worden.
• Het voorkomen van juridisch werkgeverschap blijft mogelijk.
• De administratieve belasting voor de organisatie is bij sommige alternatieven zelfs lager dan nu het geval is.
• Er zijn alternatieven waarmee de organisatie geen risico loopt én tegelijkertijd kosten kan besparen ten opzichte van de huidige situatie.
ZZP’ers inhuren; waar moet je aan denken?
Natuurlijk is de situatie voor iedere organisatie anders, maar dit zijn de vragen die je jezelf in elk geval zou moeten stellen voordat je met ZZP’ers aan de slag gaat:
– Weet ik exact hoe de samenwerking met externen geregeld is binnen mijn organisatie?
– Heb ik risico’s (in de nabije toekomst) goed afgedekt?
– Welke alternatieven heb ik?
– Wat zijn de kosten en de voor- en nadelen van verschillende samenwerkingsvormen?
Vrij ondernemerschap is toe te juichen, maar wel zorgvuldig georganiseerd
Onafhankelijk van de vraag of de nieuwe regelgeving doorgaat, is ons advies om dergelijke zaken sowieso goed onder de loep te nemen.
Vrij ondernemerschap juichen wij van harte toe. De inzet van zelfstandigen is een manier voor zowel organisaties als ZZP’ers om hier invulling aan te geven. Wel dringen wij erop aan dit op een zorgvuldige manier te organiseren. Zorg dat zaken goed geregeld zijn en voorkom vervelende verrassingen. Ondernemerschap is tenslotte ook oog hebben voor risico’s en nieuwe (samenwerkings)mogelijkheden.