De lichten voor de Nederlandse economie staan alweer een tijdje op groen. Goed nieuws natuurlijk, maar het betekent ook dat het vinden van het juiste personeel meer inspanning vergt. Dus heb je de perfecte medewerker gevonden, dan zie je hem of haar liever niet binnen een paar maanden weer vertrekken. Investeren in de relatie me nieuwe medewerkers is daarom cruciaal, en het is een goed idee om daar al ruim voor de eerste werkdag mee beginnen.
Eerste 100 dagen cruciaal
Tot een paar jaar geleden beperkte de investering in nieuwe arbeidsrelaties zich nog vaak tot het opsturen van een arbeidsovereenkomst en het afwerken van een checklist op de eerste werkdag. Dit is echter aan het veranderen en meer en meer organisaties besteden uitgebreide aandacht aan de pre- en onboardingsfase.
Dat is een belangrijke ontwikkeling, want uit onderzoek blijkt dat de eerste 100 dagen van een nieuwe arbeidsrelatie cruciaal zijn. In deze periode maakt de nieuwe medewerker de afweging om wel of niet voor langere tijd aan uw organisatie verbonden te blijven. Als je de inwerkperiode (onboarding) – en zelfs de periode daar nog voor (preboarding) – goed organiseert, vergroot je de kans op een succesvolle en duurzame arbeidsrelatie.
De praktijk blijkt weerbarstig
Het is ongetwijfeld herkenbaar: het inwerken en integreren van nieuwe medewerkers schiet er nog wel eens bij in. Vaak zijn er geen heldere afspraken gemaakt (en vastgelegd) over het inwerken van nieuw personeel, hebben leidinggevenden weinig tijd of gaan ze ervan uit dat de nieuwe collega zichzelf wel redt. Dat laatste is een grote misvatting. Nieuwkomers hebben sterke behoefte aan informatie om goed te kunnen starten en de sociale behoefte om zich snel thuis te voelen.
Ruim een kwart van de mensen die starten bij een nieuw bedrijf zegt teleurgesteld te zijn in de beginperiode. Dit heeft vaak te maken met onduidelijkheid over de verwachtingen, gebrek aan waardering/aandacht en niet geaccepteerd worden door andere collega’s.
Hoog verloop werkt ontregelend
Een hoog verloop binnen korte tijd is voor iedere organisatie kostbaar en ontregelend. Veel van de belangrijkste verloopredenen (zie kader) zijn echter te beïnvloeden door efficiënte pre- en onboarding. En dat gaat verder dan alleen het contract op tijd versturen, zorgen dat op de eerste werkdag een welkomstpakket klaarligt en dat de nieuwe medewerker kan inloggen op een computer.
Het is aan te bevelen om voor de beginperiode van iedere nieuwe medewerker een gedegen en interactief programma te ontwikkelen met daarin een vaste sparringpartner en voldoende feedbackmomenten.
Een checklist is hierbij een handig hulpmiddel, maar nooit een doel.Dankzij de populariteit van pre- en onboarding zijn er inmiddels ook tal van apps en andere technische systemen op de markt die kunnen ondersteunen. Bewaak wel dat deze faciliterend zijn en niet vervangend.
Een concreet stappenplan voor pre- en onboarding
Pre boarding (van contract tot eerste startdag)
Tussen de contractondertekening en 1e werkdag kan soms een tijdje zitten. Toch kan en moet er in deze periode veel gebeuren:
• Zorg dat rondmaken van het contract snel en soepel gaat. Geef de gezamenlijke ondertekening een feestelijk tintje door bijvoorbeeld een foto voor social media te maken en geef dit moment een sociale afsluiter door met alle collega’s erop uit te gaan; betrek anderen!
• Zorg dat collega’s alvast ‘linken’ via Linkedin en nodig de nieuwe medewerker alvast uit voor bedrijfsuitjes.
• Blijf na de ondertekening contact onderhouden: stuur een kaartje of een boek, maak een videoboodschap, geef iemand al toegang tot het informele netwerk en nodig de persoon uit voor de eerste dag. Maak het persoonlijk.
• Zorg ervoor dat al het voorbereidende werk m.b.t toegangsmiddelen, ICT-middelen en rechten geregeld zijn en getest. Dit voorkomt teleurstelling.
• Creëer een werkplek, maak een welkomstpakket, stel een inwerkschema op en licht collega’s in over de start van de nieuwe collega, zodat iedereen klaar en op de hoogte is.
Onboarding (dag 1)
Dag 1 is bijzonder, want hoe vaak begint iemand aan een nieuwe baan? Hoe vaak krijg je er een nieuwe collega bij? Toch niet dagelijks, dus maak er een bijzonder moment van. Ideale onderwerpen voor een 1e dag:
• Ontvangst nieuwe collega; welkom! Geef een rondleiding (in en rondom kantoor), neem de veiligheidsvoorschriften door, de huisregels en het programma voor de eerste periode en lunch gezamenlijk.
• Stel medewerker in staat om toegang te krijgen tot alle systemen en middelen, maar maak hem geen expert in 1 dag, voorkom ‘droge’ information overload.
• Geef iemand de kans en opdracht om de organisatie te leren kennen: wat kan iemand over je bedrijf vinden? Wat valt op? Wat is verrassend? Waar zijn vragen over? Laat een collega vervolgens een bedrijfspresentatie geven met aandacht voor de company story, cultuur, producten en diensten.
Onboarding (dag 2 tot en met 100)
• Laat de collega op interactieve wijze kennismaken met andere collega’s; wat kan iemand al over een collega vinden? Google de persoon, bestudeer het Linkedin profiel, wat is iemands passie? Wat zijn de verwachtingen over en weer?
• Laat iemand zoveel mogelijk inlezen, bijwonen, leren, meelopen en ontwikkelen; welke kennis/’verplichte kost’ is beschikbaar? Welke meetings interessant om bij te wonen? Welke trainingen zijn beschikbaar? Organiseer meeloopdagen in de business.
• Evalueren, evalueren en evalueren. Biedt naast de formelere momenten (bijv. einde proeftijd of einde tijdelijk contract) ook ruimte voor tussentijdse evaluaties. Hoe kijkt de persoon zelf terug op de afgelopen periode? Bied hiervoor een podium, laat de collega zijn observaties en ervaringen bijvoorbeeld eens delen met een directie. En gebruik deze input ook ter verbetering van uw HR-instrumentarium.
Op deze manier maakt het inwerkproces indruk en verschil.
Van onboarding naar development
In de meest effectieve vorm worden pre-boarding en onboarding integraal benaderd met de andere HR-processen binnen de organisatie, zoals het development gedeelte. Met het afsluiten van de onboardingsfase (na 100 dagen) kan de overgang naar de developmentfase starten:
• Stel een ontwikkelplan op en zorg voor een goede integratie van dit plan in de ‘normale’ gesprekkencyclus die geldt binnen uw organisatie.
Helaas ontbreekt deze opvolging nog vaak, net als de samenhang met de eerder genoemde werving- en selectieprocessen. Zorg daarom voor een naadloze aansluiting en maak mensen bekend en enthousiast vanaf het moment dat ze de deur binnenstappen. Tevens kun je er een samenhangend en overtuigend verhaal van maken in de employer branding. Hiermee worden potentiële nieuwe medewerkers bereikt en zet je jezelf als werkgever op de kaart.
Meer weten over succesvolle pre- en onboarding? Een plan op maat voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons voor meer informatie via info@bbkwadraat.nl.